Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlichen Prüfungsanordnung (§ 196 AO).
Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Die Prüfer sind berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen.
Seit dem 1. Januar 2002 ist es den Finanzbehörden gestattet, bei der Außenprüfung die Buchführung des Steuerpflichtigen durch direkten Zugriff auf seine Datenverarbeitungssysteme zu prüfen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geregelt. Die Daten werden dabei teilweise zur Plausibilitätsprüfung mathematisch-statistischen Tests unterzogen.
Der Steuerpflichtige hat Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse zu unterstützen.
Vor der Beendigung der Außenprüfung ist eine Besprechung abzuhalten, es sei denn, dass sich nach dem Ergebnis der Außenprüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder dass der Steuerpflichtige auf die Besprechung verzichtet. Bei der Schlussbesprechung sind insbesondere strittige Sachverhalte sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen zu erörtern.
Wie kann ich Ihnen helfen?
Da die Umsatzsteuer 19% des Nettoerlöses beträgt, können festgestellte Abweichungen von den Voranmeldungen bzw. Jahreserklärungen teuer werden. Der Prüfer interessiert sich bei der Umsatzsteuerprüfung vor allem für den Vorsteuerabzug und korrekt ausgestellte Rechnungen sowie – falls anwendbar – korrekt in Anspruch genommene Befreiungen von der Umsatzsteuer.
Das Finanzamt kann die Umsatzsteuer auf drei Arten prüfen. Und zwar im Rahmen
- einer Betriebsprüfung,
- einer Umsatzsteuersonderprüfung und im Rahmen
- einer Umsatzsteuernachschau.
Gerade in Bezug auf die Umsatzsteuer sollten Sie in Ihrer Buchhaltung alles – soweit möglich – dokumentieren und Transparenz schaffen.
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ist eine Kassen-Nachschau zulässig.
Die Kassen-Nachschau darf außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Allerdings darf sie nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden und dort auch nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Sofern Sie eine offene Ladenkasse verwenden, darf der Finanzbeamte zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen so genannten Kassensturz verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.
Auch hier empfiehlt es sich, vorrauschend die Korrektheit der Kassenbuchaufzeichnungen mit dem steuerlichen Berater zu überprüfen oder bei Verwendung einer elektronischen Kasse die Übereinstimmung mit den Vorgaben des Finanzamtes abzugleichen.
Neben den Sozialversicherungsbeiträgen muss der Arbeitgeber vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt abführen.
Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht für den Arbeitgeber eine weitreichende Mitwirkungspflicht, die neben der Vorlage der Lohnunterlagen auch die Erteilung von Auskünften umfasst.
Für kurzfristige Prüfungen besteht die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Nachschau. Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung.
Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt den gleichen Regeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten die Vorschriften der Abgabenordnung sowie der Betriebsprüfungsordnung. Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung dem Arbeitgeber ankündigen. Die Prüfungsanordnung gibt Auskunft über den
- Prüfungsort,
- Prüfungszeitpunkt,
- Lohnsteuer-Außenprüfer,
- Prüfungszeitraum und
- Prüfungsumfang.
Die Prüfungsanordnung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig zugehen, damit sich dieser entsprechend darauf einrichten kann. Die Bekanntgabe soll deshalb mindestens 14 Tage vor Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen.
Bei Zugang der Prüfungsanordnung sollte der steuerliche Berater informiert werden, damit zusammen mit ihm das weitere Vorgehen besprochen werden kann.